(Upgrade the way you work)

Comment passer d'un tableur à une base de données ?

Les tableurs (spreadsheets) vous font-ils perdre du temps et de l'argent ? L'outil que vous utilisez pour gérer vos projets doit vous permettre de booster votre activité et non pas vous freiner. Dans ce guide, vous découvrirez les limites du tableur et apprendrez à optimiser votre façon de travailler avec une base de données.

Dans cet article :

Une entrave au développement de votre business

Supposons que vous fassiez partie d'une équipe marketing et que vous stockiez tout votre contenu dans un tableur.

Les besoins de votre équipe sont simples. Tout votre contenu tient sur une page (channel, owner, deadline, etc.), dans différentes cellules. Lorsque vous créez du contenu, vous l'ajoutez à l'onglet "Contenu" - fastoche !

Puis votre business décolle et vous devez gérer et organiser le volume croissant de données. Du personnel est recruté mais à mesure que l'équipe change, la façon dont vous utilisez votre tableur évolue également... et cela n'arrange pas vos affaires.

En fait, plus votre travail devient complexe, plus il est difficile d'entretenir votre tableur. Cela requiert énormément de temps - un temps précieux que vous pourriez dédier à une campagne emailing ou au lancement d'une nouvelle série de vidéos.

Par ailleurs, la collaboration est fastidieuse. Votre social media manager a dupliqué et reformaté l'onglet contenu pour le partager avec un rédacteur freelance, en ajoutant des deadlines et des notes. Le nouveau product manager a ajouté plusieurs onglets pour pouvoir suivre la roadmap produit (avancement du produit). C'est déjà la pagaille dans votre tableur.

Avec tous ces changements, il est impossible de savoir à quelles données vous fier pour prendre des décisions. À cause de ce désordre, vous passez à côté de certaines informations - quel canal est le plus performant ? Quelles sont les forces et faiblesses de votre contenu (content gaps) ? Et qui, au sein de votre équipe, en fait le plus ?

Si vous vous cantonnez au tableur, vous ne le saurez probablement jamais. Ces informations resteront masquées par des détails redondants et des tas d'onglets.

Pour performer, les équipes ont besoin de flexibilité et de fluidité... mais la plupart des processus sont inefficaces et les outils trop rigides.

Votre tableur a-t-il atteint ses limites ?

Si vous lisez ce guide, vous avez probablement déjà utilisé un tableur. Concentrons-nous sur ses atouts et ses limites.

Un tableur est un outil qui organise les informations dans une grille de colonnes et de lignes. Avec un tableur, c'est à vous de déterminer la meilleure façon d'ajouter, d'organiser et d'analyser vos données et il appartient aux membres de votre équipe de vous aider à réguler votre workflow (flux de travail).

Voyez le tableur comme une toile blanche non structurée. Vous pouvez utiliser les cellules comme bon vous semble - placer les objectifs de votre entreprise en haut de chaque onglet, organiser la liste des clients en différentes colonnes, faire un calcul rapide au bas de chaque liste.

Si un outil non structuré est idéal dans certains cas, il peut constituer un frein si votre activité s'intensifie.

Trois problèmes auxquels vous avez dû être confronté si vous avez essayé de gérer un workflow complexe avec un tableur

1. Votre tableur ne peut pas stocker toutes vos données

Les workflows complexes comportent souvent une multitude de types de données : milestones (jalon, événement important), pdf attachments (pièces jointes en format pdf), project ownership (responsable projet), etc. Il est très difficile de représenter ce type d'informations dans un tableur. Avec un tableur, vous êtes limité au texte, aux chiffres et aux calculs.

Collaborer efficacement est aussi un challenge. Idéalement, chaque membre de l'équipe peut facilement accéder aux informations pertinentes pour lui et les actualiser. Mais les tableurs ne sont pas conçus pour rendre les informations contextuelles (adapter les informations au contexte). Les tableurs affichent toutes les données en même temps. Si un utilisateur modifie la structure d'un tableur, ce changement affecte tous les autres utilisateurs. À long terme, la confusion s'installe.

2. Entretenir votre tableur prend du temps

Les tableurs n'imposent aucune règle quant aux types de données que vous pouvez stocker dans certaines colonnes ou lignes - elles peuvent contenir n'importe quel texte ou nombre. Une telle souplesse peut être source d'incohérence. Et en ce qui concerne vos données, la fiabilité est primordiale. Sans cela, vous ne pouvez pas savoir à quelles informations vous fier - et entretenir votre tableur est fastidieux et chronophage.

S'il est pénible d'actualiser constamment la structure de votre tableur, dupliquer un onglet ou une feuille de calcul présente également des inconvénients. Les informations qui se trouvent dans les différents onglets ou feuilles de calcul ne peuvent pas être reliées entre elles, ce qui crée des silos de données (données isolées).

3. Votre tableur freine votre prise de décision

Pour prendre des décisions basées sur les données, il faut pouvoir accéder facilement à ces données.

Si toutes vos informations sont stockées dans des feuilles de calcul désorganisées ou non connectées entre elles, il peut être très difficile de les analyser. Si vous ne parvenez pas à comprendre vos données ou, pire encore, à réagir au bon moment, vous perdez des opportunités.

Si vous vous reconnaissez, vous êtes au bon endroit.

Voici tout ce que vous devez savoir pour optimiser votre façon de travailler.

Privilégiez des outils qui évoluent avec vous

Si vous avez une entreprise en pleine croissance, vos besoins et ceux de vos clients évoluent constamment. Cela implique d'utiliser des outils de qualité et adaptés à mesure que votre activité se développe.

Les tableurs sont de bons outils pour saisir des données de manière non structurée. Mais si vous avez un workflow complexe, plusieurs collaborateurs et une multitude de données à gérer, une structure solide est indispensable.

Un workflow est un processus reproductible en plusieurs étapes qui permet aux équipes d'atteindre leurs objectifs : les tâches sont attribuées aux personnes compétentes, avec les informations pertinentes, de sorte que chaque utilisateur sait précisément ce qu'il doit faire et à quel moment.

Les tableurs ne sont tout simplement pas conçus pour gérer des workflows. Les bases de données le sont.

Qu'est-ce qu'une base de données

Soyons francs. L'expression "base de données" ne fait pas rêver. Pour beaucoup, cette formulation "base de données" est troublante et intimidante.

Mais pour les workflows complexes et avancés, les bases de données sont idéales. Alors, qu'est-ce qu'une base de données ? Une base de données est une collection de données organisée de manière à ce que les informations qu'elle contient soient facilement accessibles.

Les bases de données contribuent à l'expansion des équipes et des entreprises de toutes tailles.

Les tableurs et les bases de données sont des outils totalement différents

Si les tableurs et les bases de données peuvent sembler similaires au premier abord, ils sont fondamentalement différents. Le tableur est une toile blanche non structurée pour vos données alors qu'une base de données offre une structure claire et organisée à vos informations.

Les données structurées permettent d'orchestrer toutes les dimensions d'un workflow dynamique et en constante évolution. Ajouter de la structure à une activité complexe donne de la transparence et facilite la gestion des projets.

De nouvelles perspectives pour votre business avec les bases de données

Passer du tableur à une base de données peut changer profondément votre façon de travailler. Une base de données permet de stocker facilement des informations riches, de relier des éléments importants et de visualiser des données jusqu'alors impossibles à trouver dans un tableur non structuré.

Cette transition n'a pas toujours été simple. Lorsque les bases de données ont été inventées, il fallait un ingénieur ou un expert en informatique pour les concevoir. Mais ça, c'était avant. Désormais, Airtable permet à tout un chacun - quelles que soient ses compétences techniques - de créer sa propre base de données.

Les avantages d'une base de données créée sur Airtable

1. Les bases de données vous offrent flexibilité ET structure


Votre activité évolue constamment. Les processus sont actualisés, les équipes s'agrandissent, de nouveaux types d'informations doivent être gérés chaque semaine ou trimestre. En d'autres termes, il vous faut un outil aussi flexible que vous l'êtes.

Avec une base de données, vous pouvez aller beaucoup plus loin : Ne vous cantonnez pas au texte et aux chiffres d'un tableur, utilisez les data-rich field types d'Airtable : attachments, single selects,
ou date field.

2. Toutes vos données sont connectées

Les feuilles de calcul ne peuvent pas être reliées entre elles. C'est un inconvénient majeur. À l'inverse, les bases de données sont fondées sur les relations - entre les informations, les individus et les processus.

Si vous actualisez une deadline ou modifiez les informations d'un contact, ce changement est effectué automatiquement partout. Moins de saisies manuelles et une plus grande fiabilité des données.

3. Un accès simplifié aux données pour faciliter la prise de décision

Votre avez des décisions importantes à prendre chaque jour, en temps réel. Vous n'avez pas de temps à perdre à analyser les informations désordonnées d'un tableur.

Vous savez ce qui prend 30 secondes ? Créer un rapport personnalisé dans une base de données. Vos informations sont accessibles et organisées, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées.

Résumé des principales différences entre un tableur et une base de données

Une base de données...

  • vous donne de la flexibilité ET de la clarté
  • connecte vos données
  • vous donne un accès simplifié à vos données (meilleure visibilité) et facilite la prise de décision

Un tableur...

  • ne peut pas stocker toutes vos données
  • est complexe à entretenir
  • freine la prise de décision

Concevoir une base de données adaptée à votre activité

Passer du tableur à la base de données requiert un certain investissement, mais vous en récolterez les fruits rapidement.

Que vous dirigiez une content team, que vous gériez des dizaines de projets ou que vous lanciez un nouveau produit, vous pouvez créer votre propre base de données pour intensifier votre activité avec Airtable. C'est à la portée de tous.

Vous êtes prêt à booster votre workflow avec une base de données ? Nous sommes là pour vous aider. Si vous êtes prêt, consultez notre site de formation Airtable.

Il s'agit d'une adaptation de l'Ebook Airtable "Upgrade the way you work".

Vous souhaitez vous former sur Airtable ? Découvrez nos formations Airtable.